Cloud erleichtert Arbeit in Unternehmen

Cloud-Anwendungen kommen in immer mehr Unternehmen zum Einsatz. Sie erleichtern die Zusammenarbeit einzelner Teammitglieder, sorgen für Datensicherheit und stellen sicher, dass sich Betriebe ihre Flexibilität bewahren.

Jena. Bei der Nutzung von Cloud-Diensten stehen unterschiedliche Lösungen zur Wahl, die individuell auf den jeweiligen Einsatzzweck und die persönlichen Ziele angepasst werden sollten. Welche das sind und welche Vorteile sie den einzelnen Betrieben bringen, erklärt dieser Artikel.

Die Cloud als Baustein der eigenen digitalen Transformation

Die Digitalisierung disruptiert die Geschäftswelt aktuell massiv. Unternehmen müssen sich neuen Arbeitsweisen und Technologien stellen, um zukunftsfähig zu bleiben und mit dem Wettbewerb auf Augenhöhe agieren zu können.

Nur wer eine digitale Transformation durchläuft, hat alle Möglichkeiten an der Hand, um Kunden anzusprechen, Partner zu gewinnen und sich Marktanteile zu sichern.

Cloud-Dienste sind in diesem Zusammenhang ein wichtiger Baustein bei der digitalen Transformation, allerdings nicht die einzigen. Es ist entscheidend, ein konkretes Digitalisierungskonzept zu entwickeln und umzusetzen.

Hierzu gehört es unter anderem, bestimmte Technologien auszuwählen und zu implementieren, eine digitale Infrastruktur aufzubauen und die Belegschaft mit den neuen Möglichkeiten vertraut zu machen. Je konkreter und praxistaugliche das Digitalkonzept ist, desto effizienter gelingt die digitale Transformation der Firma.

Eine Cloud Telefonanlage nutzen

Eine zuverlässige Cloud-Telefonanlage gehört schon heute zum Standardrepertoire vieler Unternehmen. Das liegt daran, dass die Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern reibungslos ablaufen muss.


Über eine Cloud-Telefonanlage ist es möglich, individuelle Anpassungen vorzunehmen und dafür zu sorgen, dass Gespräche immer störungsfrei gelingen. Über eine Cloud-Telefonanlage können nämlich ganz unterschiedliche Features genutzt werden.

Unter anderem steht eine zeitgesteuerte Rufumleitung zur Verfügung und auch Telefonate über den Internet-Browser sind kein Problem. Ein Anrufbeantworter kann genutzt und mit einem individuellen Ansagetext versehen werden und auch Telefonkonfiguratoren stehen zur Verfügung.

Nebenstellen können je nach Wunsch erweitert und entfernt werden und auch das Fax to Mail beziehungsweise Mail to Fax steht zur Verfügung. Die Verwaltung von App-Lizenzen ist ebenso möglich wie die Verwaltung von Sicherheitseinstellungen.


Es ist wichtig, sich mit den vielen verschiedenen Funktionen einer solchen Telefonanlage zu beschäftigen, um zu klären, welche davon für die eigenen Zielsetzungen am besten geeignet sind.

Mobiles Arbeiten mithilfe der Cloud ermöglichen

Durch die Digitalisierung verändert sich unsere Art zu arbeiten spürbar. Es ist längst nicht mehr üblich, acht Stunden am Tag an einem Schreibtisch zu verbringen und von einem Büro aus zu arbeiten.

Flexible, individuelle und mobile Arbeitsweisen gewinnen zunehmend an Bedeutung. Einerseits sind immer mehr Mitarbeiter im Homeoffice aktiv, andererseits gibt es viele Vertriebler, die direkt mit den Kunden interagieren.


Bei all diesen Aufgaben ist es praktisch, mit mobilen Endgeräten wie Smartphones, Tablets oder Laptops auf Inhalte in der Cloud zugreifen zu können. So haben alle Berechtigten die Möglichkeit, Unternehmensdaten zu nutzen und für ihre Arbeit einzusetzen.

Hierdurch wird die Arbeit einerseits flexibler und andererseits können Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden. Schnelligkeit, ein großes Platzangebot und Datensicherheit sind wichtige Faktoren in diesem Bereich.

Daten sicher in der Cloud speichern

Es ist immer sinnvoll, Sicherheitskopien von bestimmten Datensätzen anzulegen. So ist sichergestellt, dass wichtige Informationen nicht endgültig verloren gehen können. Wenn beispielsweise durch einen Brand oder Einbruch Datenträger beschädigt oder gestohlen werden, haben die Unternehmen die Möglichkeit, immer noch auf die Daten zuzugreifen.


Ebenso setzen Cyberkriminelle über Hackerangriffe alles daran, um die Daten eines Unternehmens zu verschlüsseln, um Lösegeld für den Freigabecode zu erpressen. Wenn die Daten an anderer Stelle zusätzlich gespeichert sind, sind solche Gefahren deutlich geringer.

Abhängig davon, mit wie vielen Datensätzen ein Unternehmen arbeitet, bietet sich ein jeweils anderer Cloud-Dienst an. Hier können die verschiedenen Informationen gespeichert werden und stehen jederzeit zur Verfügung.

Sowohl die Kommunikation per Mail als auch wichtige Dokumente oder Protokolle können hier hinterlegt und gut übersichtlich abgespeichert werden. Das erleichtert nicht zuletzt die Organisation des Betriebs sowie die Buchführung.


Die Zusammenarbeit von Teams unterstützen

Durch Cloud-Dienste wird die Zusammenarbeit von Teams und Mitarbeitern unterstützt. So ist es beispielsweise nicht mehr zwingend erforderlich, verschiedene Dokumente per Mail hin und herzuschicken, da diese in der Cloud für alle zur Verfügung stehen.

Außerdem können Tools wie eine Cloud-Telefonanlage dabei helfen, schnell mit anderen in Kontakt zu treten und wichtige Informationen auszutauschen.


Zudem ist es über die Cloud möglich, Bearbeitungen an einem Dokument parallel vorzunehmen und diese klar sichtbar zu machen. So ist immer die aktuelle Version verfügbar und jeder kann nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt Änderungen an dem Inhalt vorgenommen hat. Gerade wenn Teams an verschiedenen Unterlagen gemeinsam arbeiten, ist dies hilfreich.

Argumente für die Nutzung der Cloud

Es gibt viele gute Gründe für Unternehmen, sich für Cloud-Anwendungen zu entscheiden. Ein Hauptfaktor besteht darin, dass es dann nicht notwendig ist, eine eigene digitale Infrastruktur aufzubauen und sich viele Server und technische Geräte zuzulegen.

Dies ist nämlich mit hohen Investitionskosten verbunden. Zudem können Firmen Services on Demand nutzen und haben diese immer dann zur Verfügung, wenn sie diese tatsächlich benötigen. So geben Sie ausschließlich für solche Dienste Geld aus, die sie tatsächlich nutzen und die ihnen etwas bringen.


Nicht zuletzt gewinnen Firmen durch den Einsatz von Cloud-Anwendungen an Flexibilität und Unabhängigkeit, die Arbeit der einzelnen Teammitglieder gelingt effizienter und der Betrieb bereitet sich durch eine gelungene digitale Transformation auf die Herausforderungen der Zukunft vor.

Fazit

Cloud-Dienste werden in naher Zukunft eine Grundvoraussetzung für Unternehmenserfolg sein. Deswegen ist es ratsam, sich schon heute mit den verschiedenen Möglichkeiten auseinanderzusetzen und sich in diesem Bereich schlau zu machen.

Es ist wichtig, genügend Zeit einzuplanen, um Informationen zu sammeln, Technologien auszuwählen, die Implementierung durchzuführen, die Belegschaft auf die neuen Arbeitsweisen vorzubereiten und weitere Aufgaben im Rahmen der digitalen Transformation zu erledigen.

Deswegen ist es empfehlenswert, sich frühestmöglich mit den verschiedenen Cloud-Anwendungen auseinanderzusetzen, um zu entscheiden, welche davon für den eigenen Betrieb und die persönlichen Zielsetzungen ideal geeignet sind.

Text: Torsten Lux