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Arbeitszeiterfassung: Die Möglichkeiten im Überblick
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Arbeitszeiterfassung: Wir zeigen Ihnen die besten Möglichkeiten im Überblick.
Jena. Arbeitgeber in Deutschland stehen in der Pflicht, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Dafür stehen ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
Vom klassischen Stundenzettel über analoge Uhren bis hin zu digitalen Zeiterfassungssystemen ist alles dabei, wobei sich Letztere in Unternehmen aufgrund zahlreicher Vorteile immer mehr durchsetzen.
Der Stundenzettel als klassische Methode der Zeiterfassung
Der klassische Stundenzettel kommt hierzulande noch immer in vielen Unternehmen zum Einsatz. Das hat einen guten Grund: Er enthält alle für die Zeiterfassung wichtigen Informationen und bietet bei der Erfassung der geleisteten Arbeitszeit vollständige Transparenz für die Beschäftigten und ihre Arbeitgeber.
Die Verwendung des Stundenzettels funktioniert am einfachsten mit einem Vordruck. Dieser enthält alle wichtigen Punkte, die ein Mitarbeiter lediglich ausfüllen muss. Das spart Zeit, da ausführliche Erklärungen in Form einer Ausfüllhilfe nicht notwendig sind.
Allerdings birgt das Ausfüllen eines Stundenzettels immer die Gefahr von Fehlern. Wer etwa in der Spalte oder Zeile verrutscht, verrechnet sich am Ende beim Addieren der Arbeitsstunden.
Um derartige Fehlerquellen zu vermeiden, bietet sich die automatisierte Zeiterfassung an. Diese nimmt immer mehr Einzug in deutsche Unternehmen.
Automatisierte und digitale Arbeitszeiterfassung auf dem Vormarsch
Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch und macht auch vor der Arbeitszeiterfassung nicht Halt. Digitale Systeme lösen zunehmend manuelle Zeiterfassungsmodelle ab. Der Vorteil: Die modernen Zeiterfassungssysteme übernehmen nahezu alle Aufgaben automatisch.
Digitaler Dienstplan
Eine zeitgemäße und sichere Methode ist beispielsweise der digitale Dienstplan. Die Beschäftigten werden hierbei im Vorfeld im Dienstplan in die entsprechenden Schichten eingeteilt.
Die Übertragung der Arbeitsstunden in die Stundenkonten erfolgt automatisch. Aus der geplanten Arbeitszeit wird die abrechenbare Arbeitszeit. Zuvor eingeplante Pausenzeiten finden hierbei ebenfalls Berücksichtigung.
Obwohl der digitale Dienstplan als sehr sicheres System gilt, ist er im Vergleich zu anderen Methoden etwas unflexibel. Zwar sind nachträgliche, manuelle Änderungen bei Bedarf möglich. Bei einer guten Vorausplanung sollten diese aber nicht nötig sein.
Browser-Stempeluhr
Die Stempeluhr oder die Stechuhr sind eine der bekanntesten Methoden der Arbeitszeiterfassung und längst nicht aus der Mode. Bei der klassischen Variante schiebt der Mitarbeiter eine Karte in einen Apparat, der diese markiert oder locht. So lässt sich auf der Karte der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende kontrollieren.
Das System existiert noch heute, wurde jedoch in vielen Fällen technisch aufgewertet. So ist es inzwischen zum Beispiel möglich, den Schichtbeginn einfach per Fingerabdruck zu übermitteln. Diese Art der Zeiterfassung wird auch „biometrische Zeiterfassung“ genannt.
Die Gefahr einer Verwechslung besteht hierbei nicht, da jeder Fingerabdruck einzigartig ist. Um die Arbeitszeit zu erfassen, legt der Mitarbeiter seinen Finger auf den Scanner des Zeiterfassungsgerätes.
Die Stempeluhr gibt es darüber hinaus als Online-Variante. Hierbei „stempeln“ die Beschäftigten direkt an ihren Computern. Unternehmen, die diese neuartige Möglichkeit nutzen möchten, können zum Beispiel digital Zeit erfassen mit Papershift.com.
Papershift erfasst sämtliche Ein- und Ausstempelzeiten und dokumentiert zudem die Pausenzeiten. Darüber hinaus lassen sich für jede Art der Zeiterfassung eigene Regeln festlegen.
Zeiterfassung per App
Zu den einfachsten und innovativsten Methoden zählt die Zeiterfassung über eine App. Vor allem in großen Städten und Unternehmen kommt diese Methode bereits häufig zum Einsatz.
Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Zugang zum Zeiterfassungssystem des Arbeitgebers und kann hierüber die Zeiterfassung selbständig vornehmen.
Die Arbeitszeiten lassen sich sogar später manuell nachtragen. Dafür müssen die Beschäftigten allerdings stetig ihren Arbeitsbeginn, die Pausenzeiten und das Arbeitsende im Kopf behalten.
Darüber hinaus benötigen alle Mitarbeiter bei dieser Methode neben einem Zugang zum System auch ein entsprechendes Endgerät, mit dem sie auf das Zeiterfassungssystem zugreifen können.
Und natürlich muss das Vertrauen zu den Beschäftigten stimmen, da eine Kontrolle hier recht schwierig ist. Dies gilt vor allem dann, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst arbeiten.
Chip-Systeme
Eine weitere bekannte Variante sind die sogenannten Chip-Systeme. Hierbei lässt sich die Zeiterfassung über einen Chip am Schlüsselanhänger oder eine Chipkarte vornehmen. Chip-Systeme bieten sich an, wenn die Zeiterfassung ausschließlich vor Ort erfolgen soll.
Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst können diese Methode nicht nutzen. Ein weiterer Nachteil ist, dass man eine Chipkarte verlieren kann, die dann ersetzt werden müsste.
Für Unternehmen, die Mitarbeiter sowohl im Innen- als auch Außendienst beschäftigen, bietet es sich gegebenenfalls an, verschiedene Zeiterfassungsmethoden zu verwenden.
Arbeitszeiterfassung ist für deutsche Unternehmen Pflicht
Warum ist die Erfassung der Arbeitszeit eigentlich so wichtig? Das Thema Arbeitszeiterfassung ist seit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 in aller Munde. Hintergrund: Zuvor waren Arbeitgeber gesetzlich weitgehend verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen, die über acht Stunden täglich hinausgehen.
Um diese Lücke zu schließen, entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Jahr 2019, dass die Mitgliedstaaten alle Unternehmen verpflichten müssen, ein gutes Zeiterfassungssystem bereitzustellen, das die verlässliche Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten ermöglicht.
Das Urteil löste in Politik und Fachkreisen eine Diskussion aus. Viele Arbeitgeber lehnten das Urteil als „Einführung einer Stechuhr im 21. Jahrhundert“ ab. Zwar entfaltet das Urteil des Bundesarbeitsgerichts unabhängig von einem möglichen neuen Arbeitszeitgesetz Rechtswirkung. Dennoch sind viele Fragen hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung bis heute offen.
Deshalb plant die Bundesregierung eine grundsätzliche Erneuerung des Gesetzes. Mit einem ersten Gesetzesentwurf ist im ersten Quartal 2023 zu rechnen.
Hierbei geht es aber nicht allein um die Frage, auf welche Art Unternehmen künftig Arbeitszeiten erfassen müssen, sondern um eine grundsätzliche Überarbeitung des Arbeitszeitgesetzes, um dieses an die moderne Arbeitswelt anzupassen.
Fazit: Zahlreiche Zeiterfassungssysteme nutzbar
Auch wenn der gute alte Stundenzettel oder die klassische Stechuhr heute durchaus noch zum Einsatz kommen, gibt es inzwischen zahlreiche modernere Zeiterfassungsmethoden. Welches System für ein Unternehmen am besten geeignet ist, hängt unter anderem von der Branche und vom Arbeitsmodell ab.
Alle heute verfügbaren Systeme sind nach dem Arbeitsrecht gleichermaßen zulässig. Ein Zeiterfassungssystem muss für einen Arbeitgeber jedoch Sinn ergeben, damit dieser seiner Pflicht zur Zeiterfassung ordnungsgemäß nachkommen kann.
Ein stationäres System mit einer Zugangskontrolle empfiehlt sich, wenn die Arbeit ausschließlich oder vorwiegend vor Ort stattfindet, wie zum Beispiel in der Industrie.
Sind die Beschäftigten teilweise oder vollständig im Außendienst tätig, macht ein über ein mobiles Endgerät erreichbares Zeiterfassungssystem mehr Sinn.
Text: Susann Schmidt
